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威浩最近帮公司接下一个很大的案子,但是,令他伤脑筋的是,一起合作的同事是一个工作极为马虎的人,每次都需要他反复催促、提醒才能让工作有所进展 。
为了不破坏同事关系,威浩不能直接告诉主管,这位同事的行为已经开始影响案子的进度,只是该怎么改善这个状况呢?这时候,巧妙的e-mail CC 策略或许可以帮上忙!
「副本抄送」CC(carbon copy)收件人,通常针对非直接收件对象,但是需要知道信件内容的人,可能是寄件人的直属主管或其他协办人员,如果副本的收件对象或内容不能让其他收件人知道,就使用BCC(密件抄送) 。
只是什么时候CC 给主管,什么时候CC 给所有人,隐含许多职场门道,如何有效善用CC 传递不想说出口的讯息,更是一定要学的职场潜规则 。
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【CC 对人,事半功倍;CC 不对人,麻烦上身 。】
以威浩为例,他可以在一开始就把信件CC 给部门主管,借由这个举动暗示同事,「老板在看了,请快点完成我交付给你的任务 。」这样做,正面有警示作用,也弄清了责任归属,但负面是,这个举动演变成打小报告行为,有可能引发未来嫌隙 。
只是职场CC 信件,不只留证据,同时也留下把柄 。不要把BCC 当作法宝,避开那些被CC 的人,以为自己偷偷把信件传出去给其他人,不会被发现 。
你永远不会知道那个「其他人」会不会再把信件转寄给其他人,如果不想让别人知道你寄给谁,最好根本别寄,别忘了,就算是e-mail,也会留下白纸黑字的证据 。
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1.CC 给主管
【邮件抄送人可以收到邮件吗 邮件抄送有门道】对外沟通时,不管是面对其他公司或部门,寄出去的信件多半会CC 给自己主管,除了告知目前进度,从一来一往的信件当中知道哪个环节可能有问题;尤其是有权责问题的信,留下一份纪录,如果之后发生误解,也可以当作佐证的依据 。
大家分工的案子,CC 给所有相关人员,是告知所有人目前的进度,CC 给主管,则是告诉主管你完成了哪些属于你分内的工作,同时也将案子进度转换到下个阶段的同事身上 。
但是如果部门内发生工作上的纠纷,把信件CC 给主管则是有告状,即「请老板评评理」的意味 。相反的,身为小主管如果想表扬下属时,把信件CC 给大老板,象征你举荐下属的功劳,比称赞本身更具意义 。
2.CC 给老板或对方的主管
一般而言,部门内沟通时,绝非必要,千万不要越级CC,把信件CC 给老板或主管的主管,这种举动暗指你不满主管的作法,希望老板能出面给个公道 。
同样的,对外沟通时,也不会把信件直接CC 给对方的主管,会被对方视为一种告状的举动 。
但是,如果你想要催促工作进度,或觉得对方处理得不好,不要只有CC 对方主管,而是同时CC 自己与对方的主管,传递出事情没有进展的讯息,追进度是对事不对人,隐含告诉大家「不是我的错」的讯息,既表现出负责也同时弄清你的责任 。
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3.CC 给其他人
除非一起合作一个案子,告知进度,不然,随便把信件CC给其他同事,尤其是与信件内容无关的人,这样的举动还可能泄漏公司机密 。
随便CC 信件,会传递出这些讯息:
v 作秀:任何一点功劳,都要让大家知道是我做的 。
v 转嫁、分散责任:资料已经CC 给你,就是交由你处理,出了乱子,你也要负责 。
v 羞辱当事人:对你不满,骂你一个人还不够,要全公司的人都知道,请大家帮我评评理 。
v 找同伙、拉帮结党:冒死BCC 给你,你现在可是跟我同一阵线的了 。
v 留证据:老板,报告我早就寄给你了,小张可以作证,他有收到我的CC 。
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