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广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章 。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件 。狭义的“文件”一般特指文书，或者叫做公文 。文件是人们在各种社会活动中产生的记录 。狭义的文件并不能等同于档案，它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质 。如果两者都具备 ， 则可以称之为档案 ， 否则只能算作文件 。虽然两者有很大的交集，但绝不能等同 。以文字或图描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档 。体系中的文件分为三个层次 。
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