（4）企业应当建立统一的印章使用台账 ， 制定印章使用申请表 。 申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序 ， 经过有权部门和企业领导批准 。 经企业领导批准后 ， 印章使用单位应填写统一的用印登记表 ， 企业文书人员对用印文件要认真审查 ， 审核与申请用印内容、用印次数是否一致 ， 然后才能在相关文件上用印 。 用印时必须由印章保管人员亲自用印 ， 不能让他人代为用印 ， 同时不能让印章离开印章保管人员的视线 。
（5）印章保管人员必须加强对印章的保管 ， 未经企业主要领导批准 ， 不允许将印章携带外出 ， 特殊情况下需携带外出时 ， 必须指定监印人随同 。 印章遗失必须在第一时间向公安机关报案 ， 并取得报案证明 ， 同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明 。
（6）禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章 。 如遇特殊情况时 ， 必须经总经理同意 ， 而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数 ， 在文件内容实施后 ， 应再次进行核准登记 。 公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时 ， 应将文件、资料退回行政部(或办公室) ， 办理登记手续 。 在使用预先盖章的空白文件、资料过程中 ， 公章使用人应承担相应的工作责任 。
（7）企业必须定期检查印章使用情况 。 企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查 ， 发现问题及时采取相应措施 。
（8）企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理 ， 限定其用途和使用审批程序 ， 严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位 。 项目部印章和部门印章要严格限定使用范围 ， 不能用于对外签订合同 ， 不能在对外承诺、证明等材料上使用 ， 必要时要将使用权限通知业主、原材料供应商等利益相关方 。 项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人 ， 建立使用台账 ， 绝不允许分包方使用项目部印章 。
（9）企业所属部门发生变更或被撤销后 ， 印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后 ， 在工商注销手续完成后 ， 必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；项目部关闭后 ， 项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门 。 企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁 ， 用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档 。
（10）企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时 ， 企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门 ， 由法律管理部门按法律规定解决 。 基本做法如下：首先 ， 及时向公安机关报案 ， 追究仿冒人的法律责任；其次 ， 在相关报纸上发布澄清声明 ， 及时知会潜在客户；最后 ， 及时通知仿冒合同的相对人 ， 陈述相关事实 ， 解除相关合同 ， 如果相对人不予配合 ， 要及时向当地法院申请 ， 通过法律途径认定合同无效 ， 解除相关合同 。
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