公司|刘润：高效远程办公指南
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作者/ 刘润 责编 / 明娇
本文首发于2020年2月 。
如何与同事高效地远程协作？
这一直是一个困扰公司和员工个人的问题 。
在远程办公成为潮流的大趋势下 ， 办公逐渐脱离时空的桎梏 ， 从某种程度上说更加灵活 ， 但同时由于缺乏实时沟通 ， 效率得不到保证 。
其实 ， 很多公司 ， 尤其是大型跨国公司 ， 在家办公是一个成熟的政策 ， 这个政策叫Work from Home 。
在一些特殊情况下 ， 员工可以申请在家工作一天 ， 甚至是一段时间 。
跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远 ， 所以团队之间的跨地域远程协作是非常重要的基本技能 。
可是 ， 中国很多公司其实缺乏远程工作的经验 ， 今天我就来与大家分享一下 ， 在家办公 ， 怎么高效完成远程工作 。
—1—
在家办公最大的挑战 ， 是远程之下 ， 管理和沟通效率会大大下降 。
下面 ， 我们先给你拆解一下这个问题 ， 先说管理和沟通效率为什么下降 ， 然后再讲怎么办 。
什么叫管理效率下降？
管理效率下降 ， 是因为你见不到一些员工了 ， 你没办法非常快速地安排工作、调整节奏 ， 员工在做什么 ， 遇到什么问题 ， 也没办法及时向你请示 ， 得到你的指导 ， 协同上就会遭遇挑战 。
沟通上具体会遇到什么问题？
大家在一起的时候 ， 遇到问题 ， 一抬头就能跟旁观同事说一嘴 ， 需要协助就喊一声 ， 大家可能还会快速地召集开会等等 ， 这些事情在远程办公里都做不到 。
尤其是每个人都在自己家里 ， 如果有员工他不工作 ， 你其实也不知道 ， 他是不是因为心情焦虑 ， 刷着疫情新闻无心工作 ， 你也无法知道 。
这些都会导致沟通效率下降 。
怎么办？
我分别是站在公司和员工的角度 ， 给大家说几个建议：
第一个建议 ， 加强定期沟通 。
远程办公时沟通显得尤其重要 ， 所以一定要加强定期的沟通 。
怎么样加强定期沟通呢？
建议大家要开始实行两个制度：
第一个制度是早会制度；
第二个制度是晚报告制度 。
这两个制度是远程工作有效率地基本保障 。
什么意思？
在公司上班的时候 ， 谁准时上班 ， 谁准时下班 ， 就算你不打卡 ， 大家其实也能看得到 。
可是在家办公 ， 你很难知道一个员工是不是准时上班的 。
而准时上班这件事为什么重要呢？
那是因为大家都在同一个时间段上班 ， 才有彼此协同的基础 。
即便是远程工作 ， 只不过是工作地点换了 ， 工作时间段其实没有换 。
这意思是说 ， 你家里 ， 依然是早上9点到下午6点上班的状态 ， 这时间段不能换 ， 因为大家需要协同 。
怎么才能保证大家都9点上班呢？
所以第一点 ， 建立早会制度 。
比方说 ， 早上9点 ， 每个部门都在微信群里开个语音会议 ， 沟通一下今天我们要做的事情是什么 ， 每个人分别要做什么 。
每个人都在会议里简单地讲一分钟 ， 说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……
简单地讲一讲就好 ， 其实最重要的是大家互相提个醒 ， 我们开工了 。
早会制度非常重要 。 晚报告是什么意思？
早会既然已经提出了 ， 我们今天要做这件事 ， 其实就给了管理一个非常重要的依据 。
到了晚上 ， 每个人需要通过企业微信、飞书或者钉钉 ， 把自己的报告发出来 ， 讲一下我今天做的事 ， 每件事我做到什么程度了 ， 今天的工作 ， 我有一个怎样的结果交付给大家 。
所以早会晚报告 ， 这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法 。
第二个建议 ， 是把目标拆解为任务 。
这句话意思是说 ， 公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标 ， 开始拆解为每一天要完成的任务 。
因为很多事情 ， 工作周期可能是一周、一个月 ， 甚至更长时间 。
为了避免在远程办公时失去目标 ， 我们需要把目标拆解到一个个任务上 ， 把objective拆解为task 。
目标要达成 ， 每天的task也就是任务先要执行到位 。
举个例子 ， 公司要向客户交付一套非常大的代码 ， 中间可能涉及到300多个功能 。
作为项目管理者 ， 就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么 。
比如 ， 今天的任务 ， 第一 ， 我要给客户打个电话 ， 谈项目计划 ， 疫情期间在家里完成设计 。
第二 ， 我要跟我的团队开会 ， 这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么 ， 并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架 。
你看 ， 把目标拆解为以天为单位的任务 ， 这其实也在训练一个人的管理能力 。
第三个建议 ， 公司要为大家准备好线上协作工具 。
我们今天的沟通工具已经非常好了 ， 比如微信、企业微信、飞书和钉钉这一系列即时沟通工具 。
但是大家办公的时候 ， 往往要基于同一个文件、同一批文件协同 ， 而即时沟通工具并不能传输大规模的文件 。
所以给大家介绍几个工具 。
文档类 ， 大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件 ， 他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改 。
有时候写一个项目计划或者一篇报告 ， 老板、助理、项目经理、策划员工 ， 大家可能一直站在电脑面前说 ， 这个人说这么改 ， 那个人说那么改 ， 一起把文书改好 。
这时候通过石墨或者Office365 ， 大家可以在线共同修改同一篇文章 ， 这个时候就达到了一个协同的目的 。
传输类 ， 我推荐可以用网盘 。
比如说 ， 大家把每一天工作的成果都上传到百度网盘 ， 每天结束的时候 ， 每个人都可以看到彼此交付的成果 ， 第二天再基于这个成果来做第二天的工作 。
百度网盘之外 ， 企业微信、飞书或者钉钉里面都有类似的功能 。
还有沟通协作类工具 ， 就是大家完成一个项目管理任务的工具 ， 比较典型的就是像Teambition这样的工具 ， 就是我在《5分钟商学院》里面介绍过 。
比如前文第二个建议中 ， 我们把目标拆解成任务 。
这时 ， 如果我们借助Teambition这样的工具 ， 就可以在软件上创建一个“任务” ， 设好3W（who do what by when）,也就是：任务内容 ， 执行者 ， 和截止时间 。
这样就可以大幅提高团队协作效率 。
还有以前要开会 ， 开会怎么开呢？
你当然依然可以用微信 ， 但是要开视频电话会议的话 ， 今天也有很多的公司提供了基于互联网视频的一些电话工具 ， 比如腾讯会议 ， 大家可以在网上去搜索一下 。
以上三个建议是从公司角度来看 ， 下面 ， 我再从个人角度分享一些建议 。
—2—
我自己其实就是一个常年出差的人 ， 远程办公对我来说是常态 ， 我的员工相对我 ， 他们也是远程办公 。
在家办公 ， 工作效率很容易变差 。
为什么？
因为一开始你会觉得特别舒服 ， 无拘无束 。
但是稍微一段时间后 ， 你就觉得特别难受 ， 甚至工作效率会大大下降 。 也是因为无拘无束 。
怎么才能提高在家工作的效率？我给大家分享几个经验 。
第一个 ， 准时起床 ， 穿戴整齐 。
我经常在酒店房间办公 ， 偶尔也会在家办公 。 我给自己一个非常重要的要求就是 ， 一定要早起之后 ， 穿戴整齐 。
不要觉得穿着睡衣很舒服 ， 穿着睡衣吃早饭 ， 吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了 。
这个时候你会特别容易分神 ， 因为你进入不了状态 。
你一定要当作正常上班一样 ， 准时起床 ， 换上正式的衣服 ， 这是一种仪式感 。
这种仪式感会把你拉入到一个工作的状态 ， 很大程度上提高你的协作效率 。
第二 ， 一定不能在休息区域办公 。
反过来说 ， 不要在办公的地方休息 ， 在家里 ， 要把做这两件事的场所分开 。
如果你家里有书房 ， 把书房当成你的办公场所 。
早上从卧室起床 ， 穿戴整齐 ， 带着背包正式地走进书房 ， 把门关上 ， 就相当于你到办公室开始办公了 。
这个过程很重要 ， 在这里把一切工作资料都准备好 ， 注意 ， 不要在这睡觉 。
第三 ， 清晰地区分好工作和休息时间 。
在家办公 ， 对公司而言 ， 考验的是把目标拆解为任务的能力 ， 对员工而言 ， 非常考验区分工作和休息的能力 。
这是什么意思呢？
就是你很容易工作着工作着 ， 突然之间想要躺一会儿 ， 就在沙发上躺一小会儿嘛 。
躺下来就想 ， 那我打开电视看一会儿 ， 休息一下……
一看就是很长时间 。
无法保持专注 ， 这是在家办公带来的巨大挑战 ， 但这也是很锻炼一个人的 。
怎么才能清晰地区分好工作和休息时间呢？
建议大家用番茄钟工作法 ， 就是工作以25分钟为一个单位 ， 这25分钟里 ， 手机调成静音 ， 什么东西都不碰 ， 告诉自己在这个时间里、在番茄钟提醒你之前 ， 别的什么都不能干 ， 只能专心工作 。
25分钟之后休息5分钟 ， 这5分钟可以去倒杯水、上个厕所 ， 去翻翻其他书 ， 这都可以 ， 5分钟休息结束再进入下一个25分钟 。
中午的时候 ， 你当然可以在家里面做点东西吃 ， 这是在家的好处 。
但也需要给自己设定好 ， 12点到1点之间才可以做这件事情 ， 这是你的休息时间 。
吃完之后 ， 出门走一走 ， 稍微呼吸一下新鲜空气 ， 舒展一下筋骨 ， 这也挺重要的 。
到了下午1点钟再回来上班 ， 6点钟下班 。
下班之后 ， 你就可以离开书房 ， 或者你的电脑如果在餐桌上 ， 就把电脑从餐桌上拿走 ， 进入下班状态 。
你告诉自己 ， 我下班了 ， 这个时候才把身上正式的衣服换成家居服 。
清晰地区分好工作和休息时间 ， 这样远程工作 ， 才会让你既有高效 ， 又能劳逸平衡 。
如果公司里每个人都能做好这件事情 ， 其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升 。
最后的话
以上 ， 是我分别站在企业和员工角度给大家的6个建议 。
希望能帮到在家办公的你 。
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